Заявочная кампания это что
Заявочная кампания
Заявочная кампания в современной России – детище советской плановой экономики. Впрочем, понятие это известно во всём мире, ведь связано не столько с государственным капитализмом (активным вмешательством государства в экономику), но скорее с нормативным управлением в целом. Такой подход уже давно известен далеко за пределами бывшего соцлагеря; те или иные элементы плановой экономики очень удачно сопутствуют рыночной, и заявочная кампания используется многими крупными предприятиями за рубежом. Задача такой кампании – планирование ресурсной базы производства. Любому предприятию может потребоваться специальная документация, подсчитывающая необходимые расходы сырья на определённый период (обыкновенно – год), оптимальные для тех целей и задач, что предприятие ставит перед собой.
Обыкновенно, такая кампания предшествуют этапу закупки. Имея на руках необходимую документацию, поставки можно надлежащим образом нормировать, установить для них определённую периодичность.
Специфика заявочной кампании
Следует понимать, что один и тот же подход способен принести прибыль и убытки, в зависимости от того, подходит ли он конкретному предприятию здесь и сейчас. Заявочная кампания ставит многие процессы «на рельсы», и при грамотной проработке изрядно разгрузит время и силы предприятия; однако, в иной ситуации, это может вызвать неоправданные риски.
Высокая автоматизация процесса делает его неповоротливым, независящим от других процессов. Это способно привести к краху всего производства, если автоматические процессы потеряют гармонию с самим производством, реализацией и прочим.
Заявочная кампания — внедрять или не внедрять?
При внедрении MRP-систем на промышленных предприятиях в лексиконе автоматизаторов рано или поздно появляется термин «заявочная кампания», «заявка». Зачастую с большой неохотой приступают специалисты к автоматизации «заявки», объясняя это тем, что процесс «не ложится» в MRP-систему. «Не ложится» означает, что процесс стандартными средствами системы не реализуется, а значит — вместо простой настройки стандартных модулей системы надо писать собственные программные решения и интегрировать их со стандартной функциональностью. Сопровождение такого решения, так или иначе, будет зависеть от программистов, с полным «букетом» минусов, от которых как раз и старались уйти при внедрении MRP-системы.
Ключевые пользователи службы материально-технического обеспечения и руководство компании обычно единодушны в своем мнении: «Раз уж мы купили такую дорогущую систему, она должна уметь делать все, что нам требуется» — и, негодуя, обвиняют ИТ-службу в неумении внедрять серьезные системы. И далеко не каждый ИТ-специалист сможет объяснить, что эти сложности объективны и обусловлены ограничениями бизнес-моделей, реализованных в MRP-системах. Почему же простые с виду процессы вызывают большие проблемы при их автоматизации с помощью таких «продвинутых» систем?
Этапы типичной заявочной кампании
Типичная заявочная кампания состоит из следующих этапов:
Заявление первичных потребностей от подразделений. Целью этого этапа является получение информации о потребностях от непосредственных получателей. Это что-то вроде плана-максимума, при этом каждое подразделение-получатель заявляет материалы только от своего имени и оперирует только количествами материалов без цен.
Экспертный анализ потребностей специалистами по номенклатуре. На промышленных предприятиях, как правило, есть эксперты, которые отвечают за использование определенных групп материалов. Например, отдел главного механика отвечает за металлопрокат, трубы и метизы, а отдел главного энергетика — за лампы, кабели и электродвигатели. Должности этих экспертов могут называться по-разному — главные специалисты, функциональные специалисты, специалисты по номенклатуре, эксперты по номенклатуре и так далее. Именно они формируют для предприятия правила работы с определенной номенклатурой материалов и оборудования. В идеале — они же ведут номенклатурный справочник материалов. Как правило, эти специалисты работают в соответствующих функциональных подразделениях, однако на некоторых предприятиях они работают в структуре службы МТО.
В рамках заявочной кампании специалисты по номенклатуре проводят экспертный анализ потребностей с точки зрения обоснованности заявленной номенклатуры и количества материалов («интересно, зачем нам на январь 100 тонн гвоздей?»).
В зону ответственности специалистов по номенклатуре также входит контроль потребностей на соответствие унифицированной номенклатуре, некоему стандарту, принятому на предприятии («вместо отверток длиной 20 см и 25 см будем использовать отвертки длиной только 25 см»), а также выявление и устранение дубликатов номенклатурного справочника. Например, заявленные позиции «Лампа 220 В», «ЛАМПА 220 В», «лампа 220», «лампа накаливания 220 В» с точки зрения справочника — это разные номенклатуры, и задача ответственного — определить эталонную запись, а остальные запретить или даже удалить из справочника.
Установление для подразделений лимитов на списание материалов. С точки зрения потребителя, материалов на складе должно быть столько, чтобы «на всю оставшуюся жизнь хватило». Но с экономической точки зрения выгодно закупать и хранить ровно столько материалов, сколько может фактически потребить предприятие для обеспечения производства при запланированной себестоимости. Поэтому необходимо как-то ограничивать заявляемые потребности. В качестве таких ограничителей используются суммовые лимиты списания материалов в производство.
Лимиты рассчитываются для каждого подразделения компании на основе данных производственной программы на год, плановых объемов выпуска и себестоимости для каждого вида продукции. Так появляется лимит списания материалов в затраты, который планируется и контролируется плановой службой. Но для того чтобы сравнить заявленные потребности и установленные лимиты, потребности должны быть оценены в суммовом (ценовом) выражении, для чего и нужен следующий этап — расценка.
Предварительная расценка потребностей. На этапе экспертного анализа потребностей специалисты авторитетно подтвердили только то, что «данная номенклатура действительно нужна заявителю именно в таком количестве». Но с экономической точки зрения оценка не производилась, а значит, экономисты-плановики могут просто не разрешить выдать все заявленные материалы в производство из-за превышения лимита списания материалов в затраты.
Единственным подразделением, которое может условно расценить материалы, является служба МТО (материально-технического обеспечения). На практике для материалов, которые уже закупались, принимаются цены последней закупки, умноженные на некий дефлятор (коэффициент изменения цен). Для новых материалов, которые ранее не закупались, проводится, как правило, экспресс-оценка через первого попавшегося поставщика в Интернете. В результате для каждого материала, фигурирующего в заявке-потребности, появляется условная цена списания этого материала в производство, и все потребности становятся пригодными для сравнения с лимитами.
На этапе расценки специалисты службы МТО также выявляют устаревшие позиции номенклатуры, которые больше не производятся, не могут быть закуплены и отсутствуют на складах. Например, модели вычислительной техники и контрольно-измерительных приборов зачастую меняются несколько раз в год с небольшим изменением эксплуатационных характеристик. Обо всех изменениях в номенклатурном справочнике служба МТО сообщает специалистам по номенклатуре и подразделениям-заявителям, чтобы откорректировать потребность на следующем этапе.
Корректировка потребностей с учетом цен и замены номенклатуры. Самый напряженный этап заявочной кампании — это процесс «вписывания в лимиты», так как подразделения вынуждены сокращать заявленные позиции, чтобы итоговая сумма затрат была в рамках лимита. Все устаревшие позиции на этапе корректировки должны быть заменены на аналоги или вообще удалены из заявки.
Потребности после корректировки снова попадают к специалистам по номенклатуре для утверждения — по сути, это итерация второго этапа, только после уточнения номенклатуры материалов и количества позиций.
Выбор поставщика и уточненная расценка. На этапе выбора поставщика происходит уточненная расценка материалов, исходя из понятных объемов поставки и предметных переговоров с поставщиками. На некоторых предприятиях этот этап проводится уже за рамками заявочной кампании, при контрактации.
После детальной расценки заявленных материалов происходит окончательная корректировка заявок-потребностей с обязательным утверждением у специалистов по номенклатуре.
Расчет плана закупок. На финальном этапе заявочной кампании происходит расчет плана закупок. Алгоритм расчета в целом аналогичен стандартному расчету, заложенному в MRP. Далее рассчитанный план закупок передается исполнителям службы снабжения.
Из описания видно, что расценка приводит в итоге к корректировке потребностей. То есть получается, что некая позиция нужна, исходя не из объективной необходимости, а в зависимости от ее цены. Именно это и противоречит концепции MRP/MRPII, заложенной в современных системах управления ресурсами.
Для большинства российских компаний принципы MRP обычно удается в чистом виде применить только в отношении нормируемых материалов для основного производства. А закупку всего остального приходится либо организовывать вручную, либо придумывать другие способы автоматизации.
Подходы к автоматизации заявочных кампаний
По большому счету, подходов всего четыре:
> Отказ от заявочных кампаний в пользу стандартной функциональности MRP-системы.
> Модификация стандартной функциональности MRP-системы.
> Создание новой функциональности с помощью встроенных средств разработки MRP-системы.
> Разработка специализированного внешнего ПО и интеграция его с MRP-системой.
Первый вариант пока является скорее гипотетическим. Примеры практической реализации полной смены методики планирования встречаются крайне редко. Как правило, такой подход удается реализовать для нормируемых материалов, требующихся в основном производстве, поскольку их закупка не зависит от цены, или небольшой группы материалов (химикаты, лампочки, ручки, бумага), потребление которых рассчитывается статистически.
Модификация стандартной функциональности — весьма популярный подход. Наиболее удачные примеры его реализации основаны на использовании функциональности стандартных заявок на выдачу ТМЦ со склада, к которой добавлены собственные таблицы цен и условий.
Основным преимуществом такого подхода является возможность применения стандартной функциональности для расчета плана закупок. Также важным плюсом является сравнительно небольшой объем собственных разработок.
Основным недостатком этого подхода можно считать то, что интерфейс стандартных заявок обычно плохо приспособлен для работы с большим количеством номенклатурных номеров в режиме правок, поскольку в нем слабо развиты средства навигации, поиска, массовых замен. Поэтому для удобства работы приходится разрабатывать еще и свои пользовательские интерфейсы. К тому же стандартные заявки-потребности на выдачу ТМЦ предназначены в системе для точного планирования получения ТМЦ со склада (до конкретной даты и времени), а в заявочной кампании они используются для экспертного предположения о получении ТМЦ, причем с точностью до месяца.
Когда же возникает необходимость автоматизировать непосредственную выдачу со склада поступивших ТМЦ, объект, предназначенный для этого в системе, уже оказывается использованным для других целей. Приходится опять программировать, например, добавлять специальные признаки для отделения заявок, используемых в заявочной кампании, и так далее.
Варианты автоматизации заявочной кампании, связанные с разработкой, по сути, идентичны и отличаются в основном инструментарием и средой программирования. Ниже мы подробно рассмотрим один из таких вариантов на примере реализации собственной функциональности в системе SAP/R3.
Реализация собственной функциональности в системе SAP R/3
Ключевым преимуществом такого подхода является возможность проектирования системы практически без ограничений, которые в той или иной степени характерны для стандартных интерфейсов. При этом трудоемкость таких работ относительно невелика: 3–4 квалифицированных разработчика при наличии качественной проектной документации справляются с работой за 2–3 месяца, включая тестирование и сдачу-приемку. Разработка новой функциональности позволяет учесть большинство требований пользователей в части интерфейсов и сервисных функций, облегчающих работу с системой.
Основным минусом такого подхода (мы упомянули о нем еще в самом начале) является необходимость сопровождения собственных разработок. Кстати, при грамотной реализации новой функциональности риск появления несовместимостей при переходе системы на новую версию будет даже меньше, чем в случае, когда дорабатывалась стандартная функциональность. Ведь собственная функциональность существует сама по себе и интегрирована в «стандарт» всего в нескольких местах. Поэтому даже при существенных изменениях стандартной функциональности в новой версии адаптировать собственные разработки придется только в связующих «мостиках» — местах интеграции.
На рисунке приведена принципиальная схема решения для заявочной кампании в системе SAP R/3. Функционально оно состоит из нескольких связанных подсистем и использует стандартные справочники основных записей материалов (ОЗМ), мест возникновения затрат (МВЗ), статей структурного плана проектов (СПП-элементов) и прочих объектов затрат.
Подсистема «Потребности» предназначена для сбора первичных заявок-потребностей на получение ТМЦ от структурных подразделений компании, анализа и утверждения этих потребностей специалистами по номенклатуре и проверки на соответствие лимитам списания ТМЦ. Подсистема поддерживает раздельное планирование по видам потребностей и объектам назначения (проектам, объектам затрат).
Подсистема «Лимиты» служит для реализации лимитной политики списания ТМЦ по структурным подразделениям и объектам затрат. Ее пользователями являются сотрудники планово-экономической службы. Интерфейс подсистемы реализован в соответствии с принципом «экранный интерфейс = контрольная форма». Это означает, что интерфейс ввода соответствует форме печатного отчета, по которому служба контролирует эти лимиты.
Подсистема «Расценка» предназначена для ведения плановых цен списания материалов в производство и позволяет на основе «базовых» (ориентировочных) цен и ряда коэффициентов (дефляторы, плановые коэффициенты транспортно-заготовительных расходов и другие), используемых службой МТО, рассчитывать плановые цены списания для каждого периода планирования.
Подсистема «Расчет плана закупок» позволяет рассчитывать план закупок на основе потребностей, прогнозных остатков и складских запасов материалов с учетом стандартных календарей планирования и информации из ракурсов основной записи материала. Подсистема напоминает стандартную функциональность планирования потребностей в материалах, но позволяет более гибко учитывать в расчетах различные особенности доставки и комплектации (например, графики навигации для северного завоза, разнесение по разным периодам поставки опасных веществ, которые нельзя перевозить совместно, и прочее).
Подсистема «Настройка» позволяет гибко настраивать функциональность, в том числе задавать формулы расчета плана закупок, методы распределения по периодам расчетного количества номенклатуры, ценовые коэффициенты и порядок их использования, настройку периодов, этапы работы с потребностью и так далее.
Важно, что стандартный MRP-расчет потребности в материалах (например для основного производства) может работать одновременно с дополнительной функциональностью. Для каждого материала в основной записи указывается способ планирования (стандартный или собственный). Это позволяет переходить на стандартный MRP-расчет постепенно, группами или даже отдельными материалами.
Отдельно необходимо отметить важную специфическую проблему, связанную с лицензионной политикой производителей MRP-систем. При полной автоматизации заявочной кампаний для крупного предприятия количество конечных заявителей достигает нескольких тысяч. Если для каждого пользователя покупать лицензию, это выливается в серьезные финансовые затраты. Так как вендоры официально не признают проблематики заявочных кампаний, то пока они не готовы рассматривать льготные условия лицензирования.
Конечно, несколько сложно для технической реализации, зато полностью законно с точки зрения лицензионной политики, удобно для пользователей и экономично для заказчика.
Системы класса ERP сегодня весьма популярны во всем мире. Это объясняется комплексным подходом к решению управленческих задач, богатой функциональностью, стандартной реализацией современных эффективных моделей бизнес-процессов и возможностью гибкой настройки.
Тем не менее, при всей функциональной полноте ERP-систем в базовых моделях отсутствует специфический для России бизнес-процесс планирования потребностей в материалах, так называемые «заявочные кампании».
Заявочные кампании появились в СССР в условиях плановой экономики. Предприятия заявляли потребности в материалах и оборудовании, как минимум, на год вперед, а стратегически важные и удаленные предприятия — даже на два года. Все потребности рассчитывались и утверждались в рамках различных финансовых фондов и лимитов. Финансовый план и план закупок защищался в соответствующих ведомствах.
При переходе к рыночной экономике руководству большинства промышленных гигантов было не до новаторских решений в области снабжения. Да и исполнители, работавшие на предприятиях, привыкли к принятым методикам, поэтому заявочные кампании долгое время оставались практически неизменными. Появление новых руководителей и молодых специалистов МТО постепенно двигает процесс снабжения в сторону мировой практики, но до сих пор для многих промышленных предприятий и холдингов заявочная кампания остается по сути неизменным и привычным процессом.
Целью заявочной кампании является формирование на основе потребностей предприятия соответствующего плана закупок, сбалансированного по номенклатуре, финансовым средствам и периодам поставки.
Суть процесса состоит в том, что данные о потребностях в ТМЦ (товарно-материальных ценностях), выраженные в форме заявок структурных подразделений — потребителей, обрабатываются несколько раз в год в ходе официальной централизованной процедуры. При этом важным критерием оценки потребностей является цена, то есть характеристика, логически возникающая в процессе материально-технического обеспечения на более позднем этапе — при контрактации. Такое противоречие не укладывается в алгоритмы MRP/MRPII, которые основаны только на количественных, а не суммовых (ценовых) критериях.
Дополнительные условия успешной автоматизации заявочной кампании
Самая замечательная с функциональной точки зрения система может оказаться бесполезной при несоблюдении трех важных условий:
Приведем для примера наиболее часто встречающиеся нарушения этого условия:
Как правило, ответственными за проведение заявочных кампаний назначаются сотрудники службы МТО. При этом реальными полномочиями по управлению процессом их обычно наделить забывают. Забавно и при этом грустно наблюдать, как сотрудники МТО многократно напоминают, что сроки заявочной кампании срываются, и упрашивают коллег из подразделений-заявителей откорректировать потребность.
При всей очевидности этих условий их несоблюдение часто затрудняет успешную автоматизацию заявочных кампаний.
Напоследок хочется заметить, что автоматизированный процесс заявочной кампании постепенно приближает пользователей к пониманию «правильной» организации процесса. Поработав два-три года, пользователи начинают оптимизировать методику своей работы. Причем предложения по оптимизации напоминают попытки изобрести велосипед и доработать процедуру до стандартной, уже существующей в системе MRP-функциональности.
Напрашивается вывод, что истинной целью автоматизации заявочной кампании является обеспечение контролируемого заявочно-закупочного документооборота при постепенном переходе на стандартные MRP-алгоритмы. Думается, что когда-нибудь на российских предприятиях привычные заявочные кампании станут анахронизмом. И однажды, в не очень далеком будущем, какой-нибудь матерый седой консультант по логистике попробует вспомнить и объяснить молодому коллеге, почему же раньше в России нельзя было решать вопросы снабжения с помощью давно известных простых и логичных методов.
С точки зрения автоматизации заявочных кампаний системы управления ERP/MRP/MRPII идентичны. В данной статье все они объединены термином «MRP-система».
Под MRP-системой (MRP — Material Requirements Planning) понимается автоматизированная система управления, в которой реализовано планирование и обеспечение предприятия материальными ресурсами методом MRP. Сам метод вместе с названием появился около 40 лет назад в связи с развитием использования вычислительной техники для нужд бизнеса.
Несмотря на устоявшееся выражение «в соответствии со стандартом MRP», это все-таки не стандарт, а просто один из методов расчета потребностей в заготовке материалов, суть которого заключается том, что расчет заготовки материальных ресурсов производится на основе объемов и сроков производственных потребностей и прогноза складских запасов.
А вот MRPII (Manufacturing Resource Planning) является стандартом, который поддерживается Американским обществом по управлению производством и запасами — American Production and Inventory Control Society (APICS). С точки зрения методики, кроме потребностей и запасов, метод MRPII учитывает в расчетах ограничения мощностей производства, в отличие от метода MRP, который предполагает, что производственные мощности не ограничены.
Термин «ERP» (Enterprise Resource Planning) был введен в оборот более 10 лет назад компанией Gartner Group для определения системы MRPII, интегрированной с системой финансового планирования (FRP). К настоящему времени определение фактически устарело.
Под термином ERP теперь понимают систему, в которой, как минимум, реализована связка управления финансовыми (financial), материальными (material), производственными (manufacturing) и трудовыми (human), то есть основными ресурсами предприятия. Максимальная «комплектация» включает все известные системы управления различными ресурсами и аспектами деятельности (вплоть до ведения конструкторских разработок) — по желанию и возможностям производителя. Из-за отсутствия четкого определения периодически возникают споры, можно ли причислить ту или иную систему к классу ERP.
Время от времени появляются попытки введения новых терминов для описания различной «комплектации ERP» (например, ERM, EWRP). В иностранной литературе эти термины встречаются, но в России практически не прижились.
В современных системах ERP/MRP/MRPII отсутствует стандартное решение для автоматизации значительного по длительности и вовлечению людских ресурсов процесса заявочных кампаний и итеративных расценок товарно-материальных ценностей.
Заявочная кампания это что
Заявочные кампании появились в СССР в условиях командно-административной системы управления экономикой, базировавшейся на применении нормативных методов управления. В том числе должны были нормироваться и планироваться потребности в материальных ресурсах.
Заявочная кампания позволяла предприятию планировать потребности в материальных ресурсах, как правило, на год. Потребности рассчитывались исходя из утвержденных нормативов, и утверждались в рамках установленных лимитов.
Результатом проведения заявочной кампании было формирование, на основе утвержденных потребностей, плана закупок сбалансированного по номенклатуре, финансовому обеспечению и периодам поставки.
Проведение заявочной кампании
Типичная заявочная кампания состоит из следующих этапов.
1. Заявление потребностей в материалах от подразделений.
Каждое подразделение-заявитель формирует заявки на потребность в материалах на планируемый период, как правило, квартал или год. В заявках указывается перечень необходимых материалов и требуемое количество данных материалов с разбивкой по месяцам планируемого периода. Все сформированные заявки на потребность в материалах должны быть согласованы с заинтересованными отделами в соответствии с маршрутом согласования данных заявок. Прошедшие маршрут согласования заявки на потребность в материалах включаются в сводную потребность в материалах, на основании которой формируется план закупок.
2. Анализ заявок на предмет состава номенклатуры.
На промышленных предприятиях обычно есть эксперты, отвечающие за использование определенных групп материалов. Должности этих экспертов могут называться по-разному, но по сути это специалисты по НСИ в рамках своих групп материалов. Как правило, эти специалисты работают в соответствующих функциональных отделах. Например, отдел главного механика, отвечающий за металлопрокат, трубы, метизы, или отдел главного энергетика, отвечающий за лампы, кабели, электродвигатели. На некоторых предприятиях эти специалисты относятся к отделу планирования материалов. Именно эти специалисты в идеале должны формировать на предприятии правила работы с номенклатурой материалов и оборудования, а также отвечать за целостность и непротиворечивость справочника номенклатуры. Данные специалисты должны проконтролировать указанные в заявках позиции на соответствие стандартам, принятым на предприятии (например, лампы могут использоваться только энергосберегающие, кабель может использоваться только медный и т. д.), а также проконтролировать отсутствие дублирования названия материалов (например, «Болт высокопрочный» и «Высокопрочный болт»).
В случае обнаружения отклонения от стандартов или дублирования названия материалов, заявки на потребность должны быть откорректированы.
3. Анализ заявок на предмет доступности материалов.
Специалисты службы материально-технического обеспечения должны проконтролировать указанные в заявках позиции на предмет наличия номенклатурных позиций, которые больше не производятся, отсутствуют на складах поставщиков и не могут быть закуплены. Например, модели компонентов вычислительной техники могут меняться несколько раз в год. При этом у данных моделей будет разный артикул и некоторые отличия в названии и технических характеристиках. Тем не менее, эти модели могут быть взаимозаменяемыми.
При обнаружении таких позиций специалисты службы материально-технического обеспечения должны уведомить специалистов по НСИ и подразделения-заявители о необходимости проведения замен номенклатур и корректировки заявок на потребность.
4. Расценка указанных в заявках материалов
Планирование цен и контроль отклонений на предприятии осуществляется, как правило, совместными усилиями специалистов отдела планирования материалов и специалистов службы материально-технического обеспечения.
Так как количество номенклатурных позиций на предприятии обычно исчисляется десятками тысяч, то детальное планирование цены для каждой номенклатурной позиции не представляется возможным. Обычно для целей планирования цен все номенклатурные позиции разбиваются на три условных группы исходя из «ABC» классификации. Например:
Для номенклатур, относящихся к группе «A», планирование цен должно быть проведено максимально точно. Плановая цена, как правило, определяется расчетным путем, умножением цены номенклатуры (на начало планируемого периода) на дефлятор. Дефлятор может быть рассчитан, например, исходя из статистики изменения цен на данную номенклатуру в аналогичные месяцы прошлых лет. Плановые цены обычно рассчитываются и указываются вручную.
Для номенклатур, относящихся к группе «C» планирование цен может быть проведено достаточно условно. Плановая цена, как правило, определяется расчетным путем, умножением цены последнего поступления номенклатуры на дефлятор. В качестве дефлятора может быть взят, например, официальный курс инфляции Банка России. Плановые цены обычно рассчитываются и указываются системой в результате запуска соответствующей процедуры обработки.
5. Анализ заявок на предмет объема заявленных потребностей.
Специалисты отдела планирования материалов должны проконтролировать указанные в заявках потребности в материалах на соответствие установленных норм расхода материалов. Нормы могут быть как «внутренние», такие как, нормативы потребления материалов, установленные на предприятии, так и «внешние», такие как, типовые отраслевые нормы выдачи специальной одежды, специальной оснастки и других средств индивидуальной защиты. Кроме того нормы могут рассчитываться исходя из спецификации номенклатур основной продукции и производственного плана.
В случае превышения норм специалисты отдела планирования материалов должны уведомить подразделения-заявители о несоответствии указанных в заявках потребностей в материалах и норм расхода этих материалов. Заявки корректируются в сторону уменьшения потребностей. В некоторых случаях потребности могут остаться неизменными, при условии замены материала на более дешевый аналог и непревышения лимита затрат по данной статье затрат для данного места возникновения затрат. В этом случае решение принимается в результате осуществления нескольких итераций по согласованию между подразделением-заявителем, отделом планирования материалов, специалистом по НСИ, службой материально-технического обеспечения, планово-экономическим отделом.
6. Анализ заявок на предмет превышения лимита затрат.
Производственные подразделения, как правило, отвечают за выполнение производственного плана, но не за уровень складских запасов. Идеальная ситуация для производственных подразделений, когда на складах находятся «все необходимые материалы и возможные аналоги в полном объеме на несколько лет вперед». Для руководства предприятия такой вариант неприемлем, так как закупка материалов на склад «замораживает» оборотный капитал предприятия. В то же время отсутствие на складе материалов, необходимых для выполнения производственного плана, грозит предприятию срывом поставок готовой продукции клиентам и, как следствие, многомиллионными убытками, а зачастую и потерей клиентов. Решается данная дилемма с помощью лимитов затрат. Лимиты затрат представляют собой контрольные показатели, ограничивающие общую стоимость ТМЦ, заказываемых подразделениями-заявителями в рамках проведения заявочных кампаний. Лимиты затрат разрабатываются на год с разбивкой по месяцам, в разрезе статей затрат и мест возникновения затрат. Для материалов, закупаемых в качестве компонентов для производства основной продукции, лимиты затрат могут разрабатываться с использованием дополнительного разреза по видам выпускаемой продукции. Лимиты затрат соответствуют статьям бюджета предприятия. Для условно-переменных расходов (сырье и материалы для производства основной продукции) и условно-постоянных нормируемых расходов (специальная одежда, специальная оснастка, средств индивидуальной защиты, запчасти и материалы для проведения плановых ремонтов и т. д.) лимиты могут быть рассчитаны как произведение соответствующих норм расхода на плановые цены. Для условно-постоянных ненормируемых расходов (бытовая химия, канцелярские принадлежности и т. д.) лимиты могут быть рассчитаны экспертным путем исходя из экономической целесообразности. Процесс формирования и утверждения бюджета должен быть синхронизирован с расчетом лимитов затрат. Так как, с одной стороны, лимиты затрат влияют на соответствующие статьи бюджета, при формировании бюджета (в первую очередь, это относится к условно-переменным расходам), а, с другой стороны, корректировка производственного плана и бюджета предприятия требуют корректировки соответствующих лимитов затрат.
Специалисты планово-экономического отдела должны проконтролировать указанные в заявках потребности в материалах на соответствие установленных лимитов затрат. В случае превышения лимита затрат специалисты планово-экономического отдела должны уведомить подразделения-заявители. Заявки корректируются в сторону уменьшения потребностей. В некоторых случаях потребности могут остаться неизменными, при условии замены материала на более дешевый аналог и непревышения лимита затрат по данной статье затрат для данного места возникновения затрат. В этом случае решение принимается в результате осуществления нескольких итераций по согласованию между подразделением-заявителем, отделом планирования материалов, специалистом по НСИ, службой материально-технического обеспечения, планово-экономическим отделом.
Контроль заявок на предмет превышения лимита затрат, как правило, является последним звеном в маршруте согласования заявок на потребность в материалах. В случае утверждения заявки на данном уровне контроля, считается, что заявка прошла маршрут согласования и должна быть включена в сводную потребность в материалах, на основании которой будет сформирован плана закупок.
7. Формирование плана закупок.
Служба материально-технического обеспечения на основании сводной потребности в материалах формирует план закупок. Из сводной потребности в материалах в план закупок попадает потребность не закрытая за счет наличия на складах. Служба материально-технического обеспечения осуществляет выбор поставщиков в соответствии с ценой материалов, сроками доставки материалов и прочими критериями оценки поставщиков, принятыми на предприятии.
После получения от поставщиков спецификаций специалисты службы материально-технического обеспечения сравнивают цены, указанные в спецификациях, с плановыми ценами.
Если цены существенно не отличаются, специалисты материально-технического обеспечения создают заказы на покупку, после чего инициируется процедура закупки материалов.
8. Анализ использования материалов, купленных по заявкам.
Плюсы и минусы заявочной кампании
Главной особенностью заявочной кампании является достаточно высокий уровень автономности и независимости данного процесса от других модулей, таких как:
управление производством, управление продажами, управление складом.
Эта особенность, в зависимости от целей предприятия, может рассматриваться как главный плюс, либо как главный минус.
В качестве основных плюсов заявочных кампаний можно выделить:
1. Возможность проведения заявочной кампании на предприятии, не имеющем системы управления предприятием.
2. Возможность проведения заявочной кампании на предприятии, с низким уровнем нормирования потребления материалов, когда нормируется потребление лишь малой части материалов, либо нормирование предусматривает множества исключений и «особых случаев».
3. Возможность проведения заявочной кампании на предприятии, где активно применяется практика замен номенклатур на возможные аналоги.
4. Возможность проведения заявочной кампании на редприятии, где планы производства и планы продаж достаточно условные, с низким уровнем детализации.
В качестве основных минусов заявочных компаний можно выделить:
1. Высокие трудозатраты, связанные с расчетом потребности в материальных ресурсах, расход которых будет отнесен к условно-переменным расходам (сырье и материалы для производства основной продукции) или условно-постоянным нормируемым расходам (специальная одежда, специальная оснастка, средств индивидуальной защиты, запчасти и материалы для проведения плановых ремонтов и т. д.). Тем более, что эти данные есть в системе и расчет потребностей, в варианте применения концепции MRP (см. следующий раздел), осуществляется системой автоматически.
2. Отсутствие реакции на поток изменения входящих данных (см. следующий раздел).
3. Отсутствие возможности управления процессом закупок по отклонениям (см. следующий раздел).
4. Отсутствие рекомендаций (см. следующий раздел).
Ограничение заявочной кампании по пунктам 2,3,4 приводит к высоким трудозатратам на устранение проблем, связанных с поставкой номенклатур (например, изменение сроков поставки), а также приводят к высоким трудозатратам на поддержание оптимальных остатков на складах предприятия.
Современные подходы к закупке материальных ресурсов
Сейчас весьма популярны во всем мире системы класса ERP. Это объясняется комплексным подходом к решению управленческих задач в системах класса ERP, богатой функциональностью, стандартной реализацией современных эффективных моделей бизнес-процессов и возможностью гибкой настройки.
История возникновения систем класса ERP началась с появления концепции MRP (Material Requirement Planning — планирование потребности в материалах).
Концепция MRP была разработана в США в начале 60-х годов. Основной целью концепции MRP было удовлетворение потребности в комплектующих изделиях, деталях, сырье и материалах производственного предприятия для выполнения главного календарного плана производства, который в свою очередь формируется для удовлетворения потребности в готовой продукции. Появление концепции MRP стало возможным благодаря активному развитию компьютерных систем.
В рамках данной статьи нет необходимости различать модификации концепции MRP. В связи с этим в данной статье все модификации данной концепции от MRP до MRP II будут условно называться «MRP».
Применение концепции MRP дает наибольший эффект для производственных предприятий, имеющих многоступенчатое производство, выпускающих номенклатуру основной продукции со сложной многоуровневой спецификацией. Иными словами одним из главных преимуществ концепции MRP является способность обрабатывать большой объемом производственной информации в условиях интенсивного потока изменения входящих данных. Кроме того, концепция MRP позволяет осуществлять управление процессом закупок по отклонениям и существенно уменьшить количество рутинных операций, связанных с управлением процессом закупок.
На входе MRP получает следующие массивы сообщений: план продаж, план производства, текущие заказы на продажу, текущие производственные заказы, складские остатки, открытые заказы на покупку,спецификация номенклатур основной продукции. На выходе MRP формирует два массива сообщений: плановые заказы на покупку, рекомендации.
Плановые заказы на покупку содержат список номенклатуры, которую необходимо купить, количество этой номенклатуры, дату начала закупки, дату поставки номенклатуры на склад. В некоторых случаях может быть указан рекомендуемый поставщик, исходя из принципа выбора поставщика по самой низкой цене или по наименьшему сроку поставки.
Рекомендации представляют собой список действий, необходимых для устранения существующих проблем, связанных с поставкой номенклатур, или недопущения в будущем отенциальных проблем. Пример типичных рекомендаций: ускорить поставку, отложить поставку, отменить поставку, увеличить количество поставки, уменьшить количество поставки.
Всегда ли нужно покупать материальные ресурсы, используя концепцию MRP?
Несмотря на активную популяризацию закупки материальных ресурсов, используя концепцию MRP, некоторые группы материалов, тем не менее, неэффективно покупать, используя MRP. Как правило, это материалы, относящиеся к группе «С» по «ABC» классификации. Эти материалы относительно дешевые, легкодоступные, быстро получаемые. В тоже время стоимость административных затрат на внесение необходимой информации в ERP систему для планирования закупок данных групп материалов будет превышать экономический эффект от использования концепции MRP. С закупкой таких групп материалов успешно справляются традиционнные системы, такие например, как система управления запасами по точке заказа.
Тем не менее, в современных системах управления предприятием класса ERP возможность управления запасами по точке заказа интегрирована в процесс формирования плана закупок в виде правил пополнения складских запасов. Типичные правила: «Минимум/Максимум», «Период».
Во всех современных системах управления предприятием класса ERP (таких как SAP R/3, Oracle E-Business Suite, Microsoft Dynamics AX и т.д.) реализован похожий функционал закупок материальных ресурсов на основе концепции MRP.
На рис. 1 приведена схема реализации концепции MRP в системе класса ERP на примере Microsoft Dynamics AX 2009.
Рис. 1. Схема реализации концепции MRP в Microsoft Dynamics AX 2009 (полноразмерное изображение откроется при клике по картинке)
Если нет возможности обойтись без заявочной кампании
При всей функциональной полноте ERP-систем, специалисты очень неохотно берутся реализовывать в ERP-системах специфический для России вариант планирования потребностей в материалах – заявочную кампанию. Объясняется это тем, что процесс проведения заявочной кампании «не вписывается» в классическую схему формирования плана закупок по методу MRP.
В тоже время примеры практической реализации смены методики планирования, когда предприятия отказывались от заявочных кампаний в пользу концепции MRP, встречаются не часто. Как правило, такой подход удается реализовать для предприятий, в которых потребление всех, или практически всех, материалов нормируется. При этом общая стоимость материалов, потребление которых не нормируется, незначительна, а сами материалы можно легко купить и быстро получить.
Тем не менее, несмотря на отсутствие в ERP-системах модуля под названием «Заявочная кампания», все же можно «стандартными» средствами ERP-системы настроить функционал, позволяющий проводить заявочную кампанию.
На рис. 2 приведена схема возможной реализации заявочной кампании в системе класса ERP на примере Microsoft Dynamics AX 2009.
Сотрудники подразделений-заявителей создают в системе заявки на закупку (не путать с заказом на покупку, который является результатом обработки плана закупок). В заявках сотрудники указывают перечень необходимых материалов, требуемое количество данных материалов, дату, к которой материалы должны быть на складе, обоснование необходимости данных материалов. Сформированную заявку на закупку сотрудник подразделения-заявителя отправляет на согласование.
Согласование заявки в системе проходит в рамках функционала документооборота, в соответствии с маршрутом согласования, настроенным для данного вида заявок. В процессе согласования в заявке может появляться дополнительная информация, такая как плановая цена материалов, плановая сумма накладных расходов (например, транспортные расходы), предпочтительный поставщик (поставщик может и не указываться, в этом случае поставщик будет указан позже, при обработке плана закупок). Часть номенклатур, указанных в строке заявки, изначально может отсутствовать в каталоге номенклатур системы. В процессе согласования заявки данные номенклатуры обрабатываются специалистами по НСИ и добавляются в каталог номенклатур системы.
Строки согласованных заявок на закупку автоматически попадают в форму «Утвержденные заявки на закупку». Для сотрудников отдела планирования материалов эта форма является аналогом «Сводной потребности в материалах», для сотрудников службы материально-технического обеспечения эта форма является аналогом «Плана закупок».
Сотрудники службы материально-технического обеспечения обрабатывают номенклатуру, указанную в форме «Утвержденные заявки на закупку» и создают заказы на покупку, после чего инициируется процедура закупки данной номенклатуры.
С точки зрения заявочной кампании, процесс закончен.
Но с точки зрения обеспечения полноты и целостности решения при кастомизации решения можно пойти дальше. Если воспринимать согласованные заявки на потребность, в рамках проведения заявочной кампании, не как входящие данные для плана закупок, а как один из видов утвержденной потребности для дальнейшей обработки этой потребности исходя из концепции MRP, то в некоторых случая можно совместить заявочную кампанию и процесс формирования плана закупок исходя из концепции MRP, сохранив преимущества обоих методов.
В рассматриваемом варианте закупка материальных ресурсов, расход которых будет отнесен к условно-переменным расходам (сырье и материалы для производства основной продукции) или условно-постоянным нормируемым расходам (специальная одежда, специальная оснастка, средств индивидуальной защиты, запчасти и материалы для проведения плановых ремонтов и т. д.) будет формироваться исходя из «стандартных» нормируемых потребностей для метода MRP. Закупка материальных ресурсов, расход которых будет отнесен к условно-постоянным ненормируемым расходам (бытовая химия, канцелярские принадлежности и т.д.) будет формироваться исходя из утвержденных потребностей, формируемых с помощью заявочной кампании.
На рис. 3 приведена схема возможной реализации заявочной кампании совместно с MRP в системе класса ERP на примере Microsoft Dynamics AX 2009.
Рис. 3. Схема возможной реализации заявочной кампании совместно с MRP в Microsoft Dynamics AX 2009
(полноразмерное изображение открывается при клике по ссылке ).